Eine der größten Herausforderungen für Projektorganisationen ist die Kostenüberschreitung Statistiken Zeigen Sie, dass die Wahrscheinlichkeit eines Überlaufs umso höher ist, je größer das Projekt ist. Es gibt oft eine Reihe von Gründen, die dies berücksichtigen, obwohl die Mehrheit der Projektbudgets, die überlastet werden, auf eine schlechte Planung in Verbindung mit mangelnder Transparenz bei der Kosten- und Budgetverwaltung zurückzuführen ist.
1) Fehlende Planung beim Projektstart
Es ist üblich, dass Projekte nacheinander beginnen, was häufig dazu führt, dass Projektmanager sich nicht richtig auf bevorstehende Projekte vorbereiten und diese nicht richtig planen. Insbesondere für große Projekte hätten die geschätzten Kosten leicht Monate oder sogar Jahre zusammengestellt werden können, bevor das Budget auf dem Tisch des Projektmanagers landete, und die tatsächlichen Kosten einiger Aufgaben könnten sich geändert haben.
Der Projektmanager sollte 1-2 Wochen benötigen, um das Budget zu bearbeiten und realistische Kosten für Konten festzulegen. Dies hilft, potenzielle Budgetbedrohungen frühzeitig zu antizipieren und so unerwünschte Überraschungen zu vermeiden.
Sobald die Analyse und Planung abgeschlossen ist, sollten die Mitglieder des Managementteams und der Projektmanager die Analyse gemeinsam durchführen und das Ziel für die Projektkosten festlegen, einschließlich der Festlegung des Bonus für den Projektmanager, wenn die Lieferung wie geplant abgeschlossen wurde.
2) Das Budget wird nur teilweise verwaltet
Für eine Reihe von Organisationen, mit denen wir glücklicherweise hier sprechen durften FizureDas Budget wird nur teilweise verwaltet. Manchmal gibt es nur die Liste der Artikel und die Summe der Ausgaben.
Es erübrigt sich zu erwähnen, dass die Kosten nicht genau erfasst werden können, wenn nicht einmal ausreichende Verknüpfungen zur vom Konstrukteur erstellten Liste der anfänglichen Ausgaben für Materialien, Einheiten und Mengen vorhanden sind.
Erste Prognoseinformationen, die vom Schätzer durchgeführt wurden, fehlen häufig, der Endpreis wird jedoch auf der Grundlage dieser Schätzung zusammengestellt. Ein solcher Mangel an Informationen macht es schwierig oder sogar unmöglich zu erkennen, wer tatsächlich für Fehler auf Buchhaltungsebene verantwortlich ist. Wenn der Konstrukteur beispielsweise schlechte Materialschätzungen zusammengestellt hat, leistet der Schätzer schlechte Arbeit bei der Schätzung oder beim Projekt Manager hat einen schlechten Deal ausgehandelt. Wenn Budgets nur teilweise verwaltet werden, werden relevante Kosteninformationen für Schätzer in Bezug auf den Zugriff stark eingeschränkt.
3) Die Nichtverwendung von Kostencodes führt zu mangelnder Transparenz und eingeschränktem Zugriff auf Business Intelligence
Es ist überraschend, dass Projektbudgets im selben Unternehmen unterschiedlich codiert werden. Diese Kostencodes sollten jedoch als eine gemeinsame Sprache zur Beschreibung der Projekte angesehen werden, die für alle Beteiligten, einschließlich des Managementteams, der Prüfer, Schätzer, Projektmanager und Projektingenieure, nachverfolgbar ist.
Die unternehmensweite Verwendung der gleichen Kostencodes ist der Schlüssel für den Zugriff auf und die Verwendung von Business Intelligence, um Artikelkosten auf Unternehmensebene über mehrere Projekte hinweg zu analysieren, auf historische Daten wie vertragliche Kosten zuzugreifen und diese zu verwenden, die Leistung von Teammitgliedern zu bewerten usw.
4) Jobs im Budget sind nicht in klare chronologische Phasen unterteilt
In einigen Fällen haben wir festgestellt, dass Projektmanager nicht über gut strukturierte Budgets verfügen. Es gibt einfach eine Liste der Artikel und ihrer verschiedenen Kosten. Ein solches Budget bietet keinen klaren Überblick darüber, wie das Projekt fortschreitet, ob die Anfangsphasen des Auftrags zusätzliche Einnahmen oder Überschreitungen erbrachten oder ob spätere Projektphasen andere Wege für Planung und Einsparungen finden müssen.
Jedes Budget sollte in klaren chronologischen Phasen strukturiert sein. Zum Beispiel sollten alle Kosten im Zusammenhang mit Bodenarbeiten einer Kategorie zugeordnet werden, Fundamentarbeiten der nächsten usw. Dies bedeutet, dass Sie zu Beginn der Fundamentarbeitsphase und zu Beginn der nächsten Arbeitsphase ein klares Verständnis darüber haben, wie hoch die Kosten sind Die Ziele für die Phase wurden insgesamt erreicht.
5) Verfolgt nur die Einnahmen und Ausgaben
In einer Reihe von Organisationen verfolgt das Managementteam nur, ob die aktuellen Projekteinnahmen die Ausgaben übersteigen. In einem solchen Fall besteht das Hauptziel für den Projektmanager darin, in jeder Phase des Projekts Möglichkeiten zu finden, wie das Einkommen höher als die Ausgaben wachsen kann.
Die Strategie besteht darin, die Bezahlung des Subunternehmers auf jede erdenkliche Weise zu verzögern und Wege zu finden, um höhere Zahlungen vom ursprünglichen Kunden auszuhandeln. Das Problem dabei, nur die Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, ist, dass in den späteren Phasen der Arbeit, wenn das Projekt zu Ende geht und alles mit der Gewinn- und Verlustrechnung in Ordnung zu sein scheint, die verspäteten Kosten anfangen Offensichtlicher Gewinn kann bereits in der letzten Projektphase leicht zu einem unerwarteten Verlust führen.
6) Keine Echtzeitkontrolle der Kosten auf Detailebene
Budgets, die in Tabellenkalkulationen und in verschiedenen Kostencodes ohne Verfolgung festgelegter Ziele verwaltet werden und in separaten Ordnern auf Computern oder über Filesharing-Plattformen gespeichert sind, ermöglichen keine Echtzeitsteuerung der Projektkosten auf Kontoebene.
Durch die projektübergreifende Kontrolle der Auftragskosten auf Kontoebene können Projektmanager Fehler sofort erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Die Möglichkeit, die Auftragskosten in Echtzeit zu verfolgen, ermöglicht die Zuordnung von Projektphasen zu anderen Projektmanagern.
Wenn zum Beispiel ein Projektmanager nicht am Arbeitsplatz ist oder aus irgendeinem Grund nicht erreichbar ist, ist es immer noch einfach, frühere Aktionen im Projekt zu verfolgen, zu verstehen und zu verfolgen.
Darüber hinaus hat das Management die volle Kontrolle über alle Projekte und kann Fehler erkennen, wenn sie in den Budgets auftreten. Schätzer können ebenfalls projektübergreifend auf Kostendaten zugreifen, wenn die Budgets ordnungsgemäß verwaltet werden. Die geschätzten Einheiten und Kosten werden mit den Ausgaben verglichen.
7) Budgetverfolgung und Projektkostenmanagement sind zeitaufwändig
Es ist überraschend, wie viel Zeit Projektmanager für das Projektkosten- und Budgetmanagement aufwenden. Bei der Befragung von Projektmanagern zu diesem Thema haben wir festgestellt, dass Projektmanager insbesondere bei Großprojekten bis zu 25% ihrer Zeit für das Finanzmanagement aufwenden können. Dies bedeutet einfach, dass wichtige Mitglieder des Projektorganisationsteams ihre Zeit mit langweiligen Aufgaben verschwenden.
Tabellenkalkulationen sind nicht die besten Werkzeuge für das Projektfinanzmanagement. Laden Sie Ihre Projekttabelle hoch und verwalten Sie problemlos Budgets, Verträge, Zahlungsanträge und Ausgaben.
