Änderungsmanagement für eine bessere Bauvertragsleistung

Sie haben oft gehört, dass Veränderungen unvermeidlich sind, und dies gilt sicherlich für Bauprojekte. Trotz des Vorhandenseins von Plänen, Spezifikationen und einer detaillierten Angebotsschätzung werden Änderungen an einem Projekt erforderlich. Diese Änderungen können das Ergebnis falscher Annahmen im ursprünglichen Design, Fehler oder Auslassungen in den Vertragsdokumenten, Sicherheitsanforderungen, Qualitätskontrollproblemen, Naturereignissen und mehr sein. Erfolgreiches Projektmanagement geht über die Überwachung des Umfangs, die Einhaltung des Zeitplans, die Kostenkontrolle, die Priorisierung der Sicherheit und die Gewährleistung der Qualität hinaus. Auch Änderungen am Projekt, gleich aus welchem Grund, müssen gemanagt werden.

Änderungsaufträge verstehen

Bevor Sie bestimmen, was in eine Vorlage für technische Änderungsaufträge, ist es wichtig zu verstehen, wie Änderungen in einem Projekt berücksichtigt werden. Wenn ein Auftragnehmer einen Auftrag erhält, gibt es eine Vertrag die vereinbart wird, die die Anforderungen für diesen Job diktiert. Es gibt einen Originalplan, dem der Auftragnehmer oder Bauherr mit dem Auftraggeber oder Eigentümer zustimmt und der mehrere wichtige Projektelemente umfasst:

Leistungsumfang: Dieser definiert alle vom Bauunternehmen auszuführenden Arbeiten.
Zeitplan: Der vereinbarte Zeitrahmen, um alle für das Projekt erforderlichen Aktivitäten abzuschließen.
Kosten: Die Gesamtkosten für die Fertigstellung der Arbeiten gemäß der Definition im Vertrag und Vertragstyp.

Abweichungen von diesen Faktoren stellen Vertragsänderungen dar. Wenn die Notwendigkeit einer Änderung festgestellt wird, muss eine Änderungsanforderung zur Diskussion, Überprüfung, Genehmigung und Implementierung eingereicht werden.

Vertragsänderungen verwalten

Es ist wichtig, dass für ein Projekt ein formeller Änderungsauftragsprozess eingerichtet wird. Einige Kunden oder Eigentümer verfügen möglicherweise über einen bestehenden Prozess, der Folgendes umfasst: Bestellformular ändern die sie geschaffen haben. Ein formaler Prozess hilft nicht nur, den Umgang mit Änderungen zu standardisieren, sondern auch den Zeitaufwand für die Umsetzung von Änderungen zu minimieren. Obwohl Änderungen unvermeidlich sind, ist es im besten Interesse der Projektleistung, die Auswirkungen der Änderung zu minimieren. Wenn der Umfang um Arbeit, der Zeitplan um Zeit oder das Budget erweitert werden muss, sollten die Änderungen so optimiert werden, dass sie die geringsten Auswirkungen haben. Wenn beispielsweise eine Änderung erforderlich ist, um ein Feldproblem zu lösen, ist die kostengünstigste und zeitkritischste Lösung am besten geeignet. Der Change-Order-Prozess selbst sollte den Projektfortschritt nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen.

Entwicklung eines Bauänderungsauftragsformulars

Da ein formelles Änderungsauftragsverfahren unerlässlich ist, ist es wichtig, ein Bestellformular für Bauänderungen. Wenn eine existiert, ist es eine Diskussion wert, ob sie entsprechend den Projektmerkmalen und -anforderungen modifiziert werden muss. Die Pflege von Projektdokumenten und -aufzeichnungen ist eine Schlüsselqualität eines gut geführten Projekts. Die Verfolgung der Details einer angeforderten Änderung vom Zeitpunkt ihrer Identifizierung bis zur Aufnahme in den Projektdatensatz muss einheitlich sein. Dieses Antragsformular für Änderungsaufträge muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:

Projektdetails: Dazu gehören der Name des Projekts und identifizierende Details wie Projekt-ID, Vertragsnummer, Kontrollnummer oder Informationen zur Arbeitsberechtigung. Der Name des Auftragnehmers und des Eigentümers oder Auftraggebers sollte ebenfalls enthalten sein.
Änderungsauftrags-ID: Für jede Änderungsauftragsanforderung sollte eine eindeutige ID vorhanden sein. Dies ist oft ein einfacher numerischer Wert, zB: Change Order #1.
Beschreibung: Dieses Feld identifiziert die vorgeschlagene Änderung. Dies sollte unkompliziert und einfach sein. Beispiel: „Betonfertigteile in Station 25+45 hinzufügen“.
Begründung: Der Änderungsauftrag sollte eindeutig begründet werden. Es sollte die Notwendigkeit der Änderung erläutern und erklären, wie das Problem entstanden ist. Gab es einen Fehler in den Plänen? Waren die Feldbedingungen anders als in den Zeichnungen, Spezifikationen oder Berichten angegeben? Ist dies eine vom Eigentümer angeforderte Änderung? Die Begründung sollte das Problem prägnant erläutern und die vorgeschlagene Änderung begründen.
Kostenaufschlüsselung: Es sollte eine aufgeschlüsselte Liste der Kosten basierend auf der Anzahl der Arbeiter, den geleisteten Arbeitsstunden, der verwendeten Ausrüstung, den gekauften Materialien, den Kosten für Subunternehmer und anderen zulässigen Aufschlägen angezeigt werden. Wenn eine Änderungsanforderung insgesamt 20,000 USD beträgt, sollte eine Aufschlüsselung vorliegen, die zeigt, wie die Kosten abgeleitet werden. Beispiel: 10 Arbeiter x 5 Tage x 10 Stunden/Tag x 20.00 USD/Stunde = 10,000 USD für Arbeit. Nehmen wir an, die Gerätekosten belaufen sich auf 5,000 US-Dollar und der zu installierende Einlass 5,000 US-Dollar. Die Gesamtkosten für den Änderungsauftrag (unter der Annahme, dass keine anderen Aufschläge vorhanden sind) würden sich auf 20,000 USD belaufen.
Zeitkomponente: Eine vollständige Auftragsformular für Auftragnehmeränderung sollte auch die Tage enthalten, die dem Zeitplan für die vorgeschlagene Änderung hinzugefügt werden müssen. Eine Begründung für die Anzahl der Tage kann je nach Anforderung des Eigentümers als Teil des Formulars oder als separate Zeitwirkungsanalyse erfolgen.
Betroffene Blätter oder Spezifikationen: Wenn sich die Änderung auf Pläne oder Spezifikationen auswirkt, sollte dies hier zu Protokoll gegeben werden.
Zugehörige Dokumente: Manchmal ergeben sich Änderungsanfragen aus einer Anfrage eines Auftragnehmers nach Informationen (RFI) oder einer Vorlage. Diese Angaben sind auf dem Formular zu vermerken.
Finanzierungsquelle: Einige Verträge oder Finanzierungsvereinbarungen können die Gründe für die Änderung enthalten. Beispielsweise kann ein Fehler in den Plänen durch Bundesmittel gedeckt werden, aber ein Versorgungskonflikt vor Ort kann nur mit Geldern der lokalen oder staatlichen Regierung bezahlt werden. Der Bestellformular für Bauänderungen sollte man sich das merken.
Überprüfungs- und Unterzeichnungsbestätigungen: Das Formular sollte die verschiedenen Genehmigungen dokumentieren, die für die formelle Genehmigung und Annahme erforderlich sind.

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