5-Strategien eines erfolgreichen Bauprojektleiters

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Sind Sie ein Projektmanager, der sich in einer Rolle in der Bauindustrie versuchen möchte? Auf den ersten Blick denken Sie vielleicht, dass das Bauprojektmanagement die gleichen Fähigkeiten wie jede andere PM-Karriere besitzt. Sicher, es folgt den traditionellen fünf Phasen des Projektmanagements: Initiierung, Planung, Ausführung, Leistung und Überwachung sowie Abschluss. Aber hier enden die Ähnlichkeiten. Das Bauprojektmanagement weicht von einer typischen PM-Rolle ab, indem es umfassende Kenntnisse der Bauindustrie, eines einzigartigen und komplizierten Bereichs, erfordert und einbezieht. Laut der Construction Management Association of America haben PMs im Bauwesen im Durchschnitt rund 120 Aufgaben, was bedeutet, dass sie strategischer und durchdachter mit einer Vielzahl beweglicher Teile und ständigem Wandel umgehen müssen.

Um sicherzustellen, dass jede Verantwortung erfüllt wird und jeder Architekt, Bauunternehmer und Lieferant im Zeitplan und Budget bleibt, sollten effektive Bau-PMs Tools und Strategien verwenden, die ihre Arbeit rationalisieren. Glücklicherweise wurde das Baumanagement durch die Entwicklung neuer Werkzeuge zur Vereinfachung vieler Prozesse technischer. Auf die Implementierung dieser Tools kommt es an. Diese fünf Strategien gehen über die PM-Grundlagen hinaus, um Sie auf die Feinheiten der Rolle vorzubereiten und Ihre Bemühungen auf den Erfolg auszurichten.

1. Schaffen Sie einen Kommunikationsfluss

Als eines der wichtigsten Elemente des gesamten Projektmanagements ist die Kommunikation für jede Phase eines Bauprojekts von wesentlicher Bedeutung. Gute und schlechte Nachrichten sind bei der Vorbereitung und Implementierung eines Builds gleichermaßen wichtig. Daher müssen Sie einen Kommunikationsfluss mit allen vor Ort und allen Stakeholdern und Lieferanten im Plan herstellen. Diese Transparenz macht den Prozess reibungsloser und reduziert die Anzahl der E-Mails und Telefonanrufe, wenn ein Problem auftritt.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, einen Kommunikationsfluss zu erstellen, ist ein Tool für das kollaborative Arbeitsmanagement (CWM). Durch Synchronisieren von Kommentaren, Anhängen und Kalendern können Sie Nachrichten, Budgets und Planungsänderungen überwachen, sobald sie auftreten. EIN gutes CWM-Tool Außerdem können Sie diese Änderungen in Echtzeit an andere Manager und Buchhaltungsbüros weiterleiten und so eine nahezu E-Mail-freie Methode für das Projektmanagement bereitstellen. Das bedeutet mehr Zeit für Sie, auf der Baustelle Auftragnehmer zu treffen, um die nächste Arbeitsphase zu koordinieren.

2. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, kontinuierlich zu planen

Die Planung ist möglicherweise die zweite der fünf Phasen des Projektmanagements des Projektmanagementinstituts. Bauprojektmanager sollten jedoch lange vor Baubeginn mit der Planung beginnen und die Pläne bis zum Ende des Projekts weiter überarbeiten und entwickeln. Die Entwurfs-, Vorbereitungs- und Beschaffungsphasen eines Bauprojekts erfordern jeweils eine umfassende Planung - und müssen möglicherweise im Verlauf der nächsten Phase überarbeitet werden. Auf einer Baustelle kann alles passieren. Wenn Sie während der Vorbereitungsphase auf unerwartete Umweltprobleme stoßen, muss das Design möglicherweise geändert werden. Selbst geringfügige Anpassungen können sich auf den Gesamtplan und die Zeitachse auswirken.

Dies gilt auch während des eigentlichen Builds. Sie arbeiten mit erfahrenen Fachleuten zusammen, die häufig über jahrzehntelange Erfahrung in den Bereichen Elektrotechnik, Klempnerarbeiten, Gerüste und Zimmerei verfügen. Auch wenn Sie Ihren Auftragnehmern vertrauen sollten, benötigen sie dennoch eine gezielte Anleitung, um ihre Bemühungen aufeinander abzustimmen. Sie müssen häufig während der gesamten Zeitspanne mit ihnen zusammenarbeiten, um Pläne zu entwickeln und zu verfeinern, wenn Verzögerungen und Geräteausfälle auftreten. Wie bei jedem PM werden Sie Entwicklungen ausführen und überwachen, aber die Planung endet nie mit dem Management von Bauprojekten. Zusammenarbeit sollte auch nicht.

3. Beobachten und Fragen stellen

Es gibt keine Branche, in der PMs nur an ihren Schreibtischen sitzen und aus dem Projekt und seinem Team entfernt sind. Jeder gute Projektmanager wird zu einem integralen Bestandteil des Prozesses und arbeitet bildlich und buchstäblich mit anderen zusammen. Das Management von Bauprojekten erfordert mehr Aufmerksamkeit und integrierten Aufwand als die meisten Branchen, da die Arbeit so körperlich ist. Feldelemente können den Workflow von Bauprojekten drastisch beeinflussen. Es wird viele Male geben, wenn Sie ein Problem persönlich sehen müssen, bevor Sie es beheben können.

Wenn Sie sich mit der Baustelle und den Aufgaben eines jeden Mitarbeiters vertraut machen, werden Sie zu einem besseren Projektmanager. Das Baugewerbe ist eine sich ständig weiterentwickelnde Branche, die jedes Jahr neue Geräte, Verfahren und Verbesserungen bietet. Sie müssen sich kontinuierlich weiterbilden und von anderen lernen, um ein erfolgreiches Projekt zu verwalten und zu managen. Viel Kommunikation kann rationalisiert werden, aber die Arbeit erfordert immer noch regelmäßige Besuche vor Ort und Konferenzen mit den Auftragnehmern und Designern vor Ort.

4. Verwenden Sie Tools zur Überwachung von Kosten und Budgets

Die meisten Ministerpräsidenten müssen ständig über Geld nachdenken, aber insbesondere die Genehmigungen, Löhne, Materialien und Ausrüstungen von Bauprojekten werden häufig zwischen einer Reihe von Finanzquellen ausgetauscht. Vom ersten Ausschreibungsprozess bis zum Projektabschluss sind PMs für die Verfolgung und Überwachung aller Kosten verantwortlich, insbesondere in Bezug auf das anfängliche Budget. Idealerweise verfügen Sie über eine Buchhaltungsabteilung für die Verwaltung der Rechnungen von Auftragnehmern, müssen jedoch auch dann mit Ihren Buchhaltern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle direkten und indirekten Kosten erfasst werden.

In Anbetracht jeder anderen Verantwortung eines Bauprojektmanagers ist die manuelle Verfolgung und Überwachung der Finanzen ohne die Hilfe von Software nicht praktikabel - oder machbar. Selbst relativ kleine Bauprojekte enthalten Hunderte von beweglichen Teilen und Einzelkosten. Um effektiv zu bleiben, müssen Sie Software verwenden, mit der auch Kosten und Budgets verwaltet werden können. Ein gutes CWM-Tool sollte es Ihnen und anderen Mitarbeitern ermöglichen, Kosten, Budgetänderungen und andere Berechnungen einzugeben, um die Finanzen Ihres Projekts im Auge zu behalten und die Notwendigkeit zu verringern, sich mit jedem Teilnehmer abzustimmen oder Ihr Budget zu berechnen. Darüber hinaus reduziert die Integration von DocuSign den Zeitaufwand für das Sammeln von Unterschriften für jede Rechnung, sodass Sie und Ihre Auftragnehmer der jeweiligen Aufgabe mehr Aufmerksamkeit widmen können.

5. Implementieren Sie automatisierte Berichtssysteme

Kein Bauprojektmanager hat die Zeit, täglich auf Hunderte von E-Mails zu antworten - oder über das Telefon jede Frage zu Budget und Fortschritt anzurufen und zu beantworten. Sie können Kommentare und Zeitpläne nicht nur auf ein CWM konzentrieren, sondern auch die Korrespondenz reduzieren, indem Sie automatisierte Berichtssysteme implementieren. Das Management von Bauprojekten erfordert die wöchentliche Verteilung verschiedener Tabellenkalkulationen und Statusberichte, und automatisierte Bereitstellungstools sparen über die gesamte Bauzeit hinweg erhebliche Zeit. Diese Automatisierung stellt sicher, dass die richtigen Berichte pünktlich an die richtigen Personen gesendet werden, sodass Sie sich auf andere Aufgaben und die Kommunikation konzentrieren können. Andere Berichtssysteme wie das Sicherheits- und Gesundheitsmanagement können Gefahren verhindern, Vorfälle verfolgen und die Analyse vor Ort optimieren, wenn Probleme auftreten.

Ein CWM-Tool wie Smartsheet kommt nicht nur den Bauprojektleitern zugute, sondern auch ihren Teams, Partnern und Stakeholdern. Smartsheet bietet Transparenz auf allen Ebenen für Echtzeitaktualisierungen, automatisierte Berichte und die Integration in Apps (wie Docusign), um Prozesse zu optimieren, die ansonsten die nächste Phase aufhalten könnten. Ihre Software sollte ein Werkzeug sein, mit dem Sie effizienter arbeiten können. Die Fähigkeiten und Strategien für ein effektives Bauprojektmanagement erfordern jedoch eine eingehendere Betrachtung der gesamten Branche und ein besseres Verständnis dafür, wie Ihre Rolle in einen Gesamtaufbau passt.

Wir haben einen Leitfaden für Anfänger zum Bau-PM bereitgestellt, damit Sie entscheiden können, ob die Karriere für Sie richtig ist. Erhalten Sie Empfehlungen für Bücher und College-Programme sowie einige weise Worte von Experten, um Ihre Ausbildung anzukurbeln. Lernen Sie dann Smartsheet kennen und erfahren Sie, wie wir alles zusammenbringen können.