Da viele Projekte weiterhin auf dem afrikanischen Markt auftauchen, müssen Projektmanager sicherstellen, dass sie pünktlich und erfolgreich enden. Hier sind fünf Killerfehler des Projektmanagements aufgeführt:
Wem gehört das Projekt?
Der Fehler:
Die Natur von Projekten ist ständiger Wandel, und Veränderungen stoßen häufig auf Widerstand. Die Menschen mögen Veränderungen nicht, deshalb müssen sie wissen, dass sie notwendig sind und welche Vorteile sie bringen. Damit ein Projekt Veränderungen bewirken kann, muss es von der Geschäftsleitung unterstützt werden. Ohne sie wird das Projekt sehr langsam voranschreiten. Der Sponsor (Geschäftsleitung) ist die Person, die den Wandel vorantreibt, und das Projekt ist der Mechanismus für Veränderungen. Ein Projekt ohne Unterstützung der Geschäftsleitung wird Schwierigkeiten haben.
Die Lösung:
Stellen Sie sicher, dass Sie von oben nach unten von der Geschäftsleitung unterstützt werden. Der Sponsor muss direkt mit den Stakeholdern kommunizieren. Die Botschaft muss lauten: "Wir meinen es ernst, diese Sache wird passieren, also bist du entweder bei uns oder nicht" und hüte dich vor denen, die es nicht sind.
Seien Sie als Projektmanager vorsichtig, um sicherzustellen, dass der Sponsor das Projekt nicht übernimmt und de-facto Projektmanager wird.
Beteiligung der Benutzer
Der Fehler:
Mangelnde Benutzereingaben und Beteiligung sind das Rezept für ein schlechtes Projekt. Dies kann entweder auf die Mentalität der IT-Abteilung „Wir wissen, was Sie wollen“ oder auf das mangelnde Interesse des Kunden zurückzuführen sein. In jedem Fall muss es vermieden werden.
Die Lösung:
Die IT-Abteilung muss sich Zeit nehmen, um die Anforderungen des Kunden zu verstehen, bevor sie eine technische Lösung vorschlägt. Oft wird die IT von der neuesten, neuesten verfügbaren Version geblendet und versucht, die Anforderungen darin zu berücksichtigen. Auf der anderen Seite müssen Kunden die Zeit und Mühe aufwenden, um ein erfolgreiches Projekt sicherzustellen, indem sie mit der IT-Abteilung interagieren und sicherstellen, dass alle Anforderungen vollständig definiert wurden. Stellen Sie sicher, dass Sie mit allen Stakeholdern gesprochen haben, um deren Anforderungen zu erfassen, und dass sie für die Dauer des Projekts weiterhin mit Ihnen zusammenarbeiten.
Scope Creep stoppen
Der Fehler:
Scope Creep ist die Ursache für mehr Projektfehler als alles andere. Nicht genau zu wissen, was ein Projekt erreichen soll, oder in einem Anfall von Begeisterung loszulegen, aber sonst wenig, ist ein Rezept für ein Scheitern.
Die Lösung:
Stellen Sie sicher, dass Business Case, Anforderungen und Umfang klar definiert und dokumentiert sind. Stellen Sie sicher, dass die Stakeholder sie verstehen und abmelden. Halten Sie sich strikt an den Geltungsbereich, und wenn Änderungen erforderlich sind, durchlaufen Sie einen Änderungsmanagementprozess, in dem sie dokumentiert, begründet und dann vereinbart werden.
Verwalten von Erwartungen
Der Fehler:
Oft besteht die Erwartung, dass IT wie ein Zauberstab ist, den Sie winken, und plötzlich geschieht ein Wunder. Während eines Technologieprojekts können sich die Erwartungen in lächerlichem Maße erhöhen. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, die Erwartungen auf ein vernünftiges Niveau zu bringen.
Die Lösung:
Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, ein Projekt in kleinere Teile oder Phasen zu unterteilen. Ich setze dies mit einer Wurstmaschine gleich, bei der Sie das Rohmaterial an einem Ende einspeisen und es am anderen Ende als kleine, perfekt geformte Verpackungen oder Würste herauskommt. Dasselbe kann bei IT-Projekten passieren, bei denen Sie kleine Anforderungspakete durch die Maschine schieben und über die Laufzeit eines Projekts mehrere Ergebnisse erzielen. Auf diese Weise verwalten Sie die Erwartungen, indem Sie häufige Lieferungen durchführen, um zu demonstrieren, was die Technologie wirklich liefern kann. Dieser Ansatz stellt sicher, dass das Projekt die Erwartungen der Kunden erfüllt, indem sie frühzeitig sehen, was Sie bauen.
Den Jargon verstehen
Der Fehler:
Haben Sie jemals neben einer Gruppe von IT- (oder Prozess-) Fachleuten gestanden und sich gefragt, worüber in aller Welt sie gesprochen haben? Es ist wie eine ganz neue Sprache und für Nicht-IT-Leute oft. Die Gefahr entsteht, wenn Kunde und IT glauben, dass sie dieselbe Sprache sprechen, obwohl dies nicht der Fall ist. Dies führt zu einem Problem, wenn die IT-Abteilung das liefert, was der Kunde wollte, und es sich als etwas anderes herausstellt.
Die Lösung:
Kommunikationsprobleme sind am schwierigsten zu lösen, da das Problem oft nur im Rückblick erkannt wird. Regelmäßige Kommunikation und eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden helfen dabei. Was Sie wirklich brauchen, ist eine Person mit einem Fuß in beiden Lagern. Jemand, der das Geschäft und die IT gleichermaßen gut versteht. Wenn Sie diese Person identifizieren können, stellen Sie sicher, dass Sie sie festhalten, sie sind äußerst wertvoll. Wenn Sie diese Person nicht finden können, besteht die nächstbeste Option darin, zwei Personen zu haben, eine aus dem Unternehmen und eine aus der IT. Durch die enge Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen können Kommunikationsprobleme minimiert werden.
Und schlussendlich…
1995 befragte die Standish Group IT-Manager nach ihrer Meinung, warum Projekte erfolgreich sind. Die drei Hauptgründe für den Erfolg eines Projekts sind die Einbeziehung der Benutzer, die Unterstützung der Geschäftsleitung und eine klare Angabe der Anforderungen. Wenn Sie sich nur auf diese drei Aspekte konzentrieren, hat Ihr Projekt gute Erfolgschancen.
Werden Sie nicht Opfer eines gescheiterten Projekts, sondern ergreifen Sie Maßnahmen, die Ihren Erfolg sicherstellen. Immerhin ist es keine Raketenwissenschaft!
