Hier sind 7 große Herausforderungen, denen sich Projektmanager (PM) stellen müssen, und wie sie angegangen werden können:
Problem Nr. 1: Teammitglieder, die ihre Verantwortlichkeiten nicht kennen oder verstehen und ihren Teil des Projekts nicht besitzen.
Wie ein guter PM mit dem Problem der Rechenschaftspflicht umgeht: Gute Projektmanager lassen die Teammitglieder im Voraus wissen, wer für was verantwortlich ist - und legen die Erwartungen klar fest.
„Die proaktive Einrichtung der Entscheidungsstruktur, einschließlich der Einbindung aller wichtigen Stakeholder, ist von entscheidender Bedeutung“, sagt Tom Treanor, Direktor für Content Marketing und Social Media bei Wrike, einem Anbieter von Projektmanagementsoftware.
Problem Nr. 2: Schlüsselpersonal vorübergehend oder dauerhaft vom Projekt abziehen lassen.
Wie ein guter PM mit ressourcenbezogenen Problemen umgeht: „Außergewöhnliche IT-Manager beherrschen das Gleichgewicht zwischen Angebot (Ressourcen) und Nachfrage (Break / Fix-Probleme neben dem Projekt)“, sagt Liz Pearce, CEO von LiquidPlanner, einer Projektmanagementlösung.
Eine Möglichkeit, dies zu tun, sei die Verwendung eines „Projektmanagementsystems, das Ressourcen-Transparenz- und Prognosetools bietet, damit PMs [schnell Entscheidungen treffen, Ressourcen neu zuweisen und] letztendlich den Zeitplan-Thrash reduzieren können“.
Ein anderer Weg, wie gute Projektmanager damit umgehen, dass Teammitglieder in mehrere Richtungen gezogen werden? Indem Sie das Management davon überzeugen, dass das Entfernen eines wichtigen Teammitglieds das Projekt verzögern kann (oder schlimmer noch).
„Ich weiß, dass ich den Kampf nicht gewinnen werde, um meinen besten Entwickler [oder Ihr wichtigstes Teammitglied] ohne Fakten zu halten“, sagt Steve Caseley, Projektmanager und Trainer bei CBT Nuggets, einem IT-Zertifizierungs-Schulungsunternehmen.
„Also überarbeite ich meinen Zeitplan entsprechend und präsentiere dem Chef dann die Folgenabschätzung. [Erklären] Mein Projekt wird nun zwei Wochen zu spät sein und das Budget um 45,000 USD übersteigen, da Fachkenntnisse und Lernkurve [seines Ersatzes] verloren gehen. ” Das Ergebnis: „Diese faktenbasierte Folgenabschätzung reicht oft aus, um die Entscheidung umzukehren.“
Problem Nr. 3: Termine nicht einhalten
Wie ein guter PM mit (häufig wechselnden) Fristen umgeht: Um fehlende Fristen zu vermeiden, „weise ich meinen Teammitgliedern bestimmte Fristen für ihre Teile des Projekts zu - und die von mir angegebenen Termine liegen immer viel früher, als ich tatsächlich benötige [was auch immer]“. sagt Ashley Schwartau, Creative Director, Produktion, The Security Awareness Company. "Auf diese Weise bleibt genügend Zeit für Änderungen und eine weitere Überprüfung, wenn etwas [repariert] werden muss."
Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn Sie das Projekt in überschaubare Abschnitte oder Meilensteine aufteilen können, wobei jeder Abschnitt oder Meilenstein „so weit voneinander entfernt ist, dass Sie Zeit haben, Änderungen vor der endgültigen Lieferung vorzunehmen“.
Problem Nr. 4: Scope Creep.
Wie ein guter PM mit Scope Creep umgeht: „Änderungen, die sich auf Anforderungen auswirken, stoppen Projekte fast immer in ihren Spuren“, bemerkt Jun Bucao, PMP, leitender Projekt- / Programmmanager bei HP Technology Services Consulting. „Ein guter PM muss die Änderung dokumentieren, validieren, ihre Auswirkungen bewerten, eine Lösung finden und die Änderungsanforderung genehmigen lassen, bevor er die Lösung ausführt“, sagt er.
„Ein großartiger PM wird jedoch durchgehend ein proaktives Risiko- und Qualitätsmanagement durchführen. und nicht nur auf Veränderungen reagieren “, argumentiert Bucao. „Während der Planung stellt der PM sicher, dass alle kritischen Stakeholder, z. B. Sponsoren, KMU, Endnutzer oder andere einflussreiche Personen, identifiziert und engagiert bleiben, um Überraschungen zu minimieren und zukünftige Abweichungen auf ein Minimum zu beschränken.“
