Wie wir alle wissen, beeindruckt nichts einen Projektbesitzer so sehr, als zu sehen, wie sein Projekt pünktlich abgeschlossen wird, ohne zu vergessen, das Budget auf Trab zu halten.
Daher haben die Projektmanager die Verantwortung sicherzustellen, dass die Projektbeteiligten und Mitarbeiter zufrieden sind und dass sich hier und die fünf wichtigsten Ziele die Projektmanager halten sollten.
Ziel 1: Pünktlich fertig werden
Kein Zweifel, dass die pünktliche Fertigstellung eines Projekts das älteste, aber schwierigste Ziel des Projektmanagements im Buch ist.
Die meisten Projektmanager haben dies im Sinn, aber sie liefern aus verschiedenen Gründen, die oft von ihnen angegeben werden, eindeutig nicht.
Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie Ihren Umfang sehr sorgfältig verwalten. Implementieren Sie einen Änderungskontrollprozess, damit alle Änderungen am Bereich ordnungsgemäß verwaltet werden. Halten Sie Ihren Plan immer auf dem neuesten Stand und zeichnen Sie den tatsächlichen und den geplanten Fortschritt auf. Identifizieren Sie Abweichungen vom Plan und beheben Sie diese schnell.
Ziel 2: Beenden Sie unter Budget
Um sicherzustellen, dass Ihre Projektkosten nicht steigen, müssen Sie zu Beginn ein Projektbudget festlegen, mit dem Sie vergleichen können. Nehmen Sie in dieses Budget alle Projektkosten auf, die anfallen, unabhängig davon, ob sie mit Personen, Geräten, Lieferanten oder Materialien zu tun haben. Berechnen Sie dann, wie viel die Ausführung jeder Aufgabe in Ihrem Plan kosten wird, und verfolgen Sie etwaige Abweichungen von diesem Plan.
Stellen Sie sicher, dass Sie, wenn Sie für einige Aufgaben zu viel ausgeben, zu wenig für andere ausgeben. Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben kontrollieren und im Rahmen des Budgets liefern (oder zumindest erfüllen).
Ziel 3: Anforderungen erfüllen
Unabhängig davon, ob für Ihr Projekt ein neues IT-System installiert, eine Website aktualisiert oder Rechenzentren konsolidiert werden müssen, muss Ihr Projekt Lösungen erstellen, die diese Anforderungen zu 100 Prozent erfüllen.
Der Trick dabei ist, sicherzustellen, dass Sie zu Beginn ausreichend detaillierte Anforderungen haben. Wenn die Anforderungen in irgendeiner Weise nicht eindeutig sind, kann das, was ursprünglich als kleines Stück Arbeit angesehen wurde, riesig werden und wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.
Ziel 4: Kunden zufrieden stellen
Sie könnten Ihr Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abschließen und 100 Prozent der Anforderungen erfüllt haben, aber dennoch unglückliche Kunden haben. Dies liegt normalerweise daran, dass sich ihre Erwartungen seit Beginn des Projekts geändert haben und nicht ordnungsgemäß verwaltet wurden.
Um sicherzustellen, dass Ihr Projektsponsor, Kunde und andere Stakeholder am Ende Ihres Projekts zufrieden sind, müssen Sie ihre Erwartungen sorgfältig verwalten. Stellen Sie sicher, dass Sie sie immer über den Fortschritt auf dem Laufenden halten. "Keep it real", indem Sie ihnen einen kristallklaren Überblick über den bisherigen Fortschritt geben. Lassen Sie sie regelmäßig ihre Bedenken oder Ideen äußern. Sagen Sie ihnen im Voraus, wann Sie nicht rechtzeitig liefern können oder wann eine Änderung vorgenommen werden muss. Offenheit und Ehrlichkeit sind immer die besten Werkzeuge, um Kundenerwartungen zu setzen.
Ziel 5: Teammitglieder bei Laune halten
Wenn Sie alle vier vorherigen Ziele mit einem glücklichen Team erreichen können, sind Sie mehr als bereit, alles für das nächste Projekt erneut zu tun. Und so werden sich auch Ihre Mitarbeiter fühlen. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts.
Halten Sie Ihr Team also bei Laune, indem Sie es für seine Erfolge belohnen und anerkennen. Weisen Sie ihnen Arbeiten zu, die ihre Stärken ergänzen, und führen Sie Teambuilding-Übungen durch, um die Moral zu stärken. Mit einem glücklichen, motivierten Team können Sie alles erreichen.
