5 Schritte bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools

Projektmanagementsysteme sind Tools, die jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe in nahezu jeder Branche einsetzen kann. Und im Baugewerbe, wo ein Projekt, das nicht genau und sorgfältig verwaltet wird, zu unzähligen verschwendeten Arbeitsstunden führen kann, ganz zu schweigen von den Einnahmeverlusten, kann das Projektmanagement nicht übersehen werden.

Unabhängig davon, wie gut Ihr Projektteam organisiert ist, ist es unerlässlich, die Projektmanagementsoftware für Ihr Unternehmen zu identifizieren. Das richtige Tool für Ihr Unternehmen kann zum reibungslosen Ablauf von Projekten beitragen, insbesondere dann, wenn sie parallel ablaufen. Verwirrung und Terminüberschreitungen sind am wahrscheinlichsten.

Die von Ihnen ausgewählte Projektmanagement-Software oder das ausgewählte System sollte den Status Ihrer Projekte mithilfe von Berichten und Aufgabenlisten überwachen. Es sollte automatisch die Zeit erfassen, die für Projekte aufgewendet wurde, und alle E-Mails und Dateien speichern und mit relevanten Projekten verknüpfen.

Wir können die ganze Zeit auf der Welt verbringen, um die aufwändigsten Pläne zu entwerfen, aber die menschliche Natur ist ziemlich einfach: Aus den Augen, aus dem Kopf. Das ist mehr als alles andere der Hauptgrund, warum Pläne scheitern. Ein gutes Projektmanagementsystem behält alles im Auge, indem es Ihnen in einem klaren visuellen Format präsentiert und Sie ständig über den Status Ihrer Unternehmensprojekte auf dem Laufenden hält.

Aber bei so vielen Möglichkeiten, was Systeme angeht, die genau dies versprechen, wie wählt man dann das richtige System aus? Als Antwort darauf finden Sie hier fünf Tipps und Schritte, die Sie bei der Auswahl der Projektmanagementsoftware oder des Tools unterstützen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entsprechen:

Warum brauchen Sie ein PM-Tool?
Es ist wichtig, zunächst genau zu ermitteln, warum Sie eine Plattform benötigen. Teil dieses Prozesses ist die Auflistung der potenziellen „Schwachpunkte“ Ihres Unternehmens und der wichtigsten Stakeholder, die das Projektmanagement-Tool vorantreiben. Sobald Sie diese Fragen beantworten können, ist es einfacher, die verschiedenen Angebote durchzusehen.

Durch die Unordnung watend
Es gibt eine Reihe von Systemen, die online gefunden werden können. Projektmanagement-Plattformen sind normalerweise einfach zu implementieren, aber langfristiger Support ist der Schlüssel.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Support-Portal einer potenziellen Plattform bewerten, bevor Sie sich anmelden und bezahlen.

Cloud nutzen
Viele Projektmanagement-Tools sind webbasierte Cloud-Plattformen. Verständlicherweise haben viele Bedenken, alle ihre Daten in die Cloud zu verschieben.

Sehr oft haben Geschäftsleute Bedenken, wenn es um die Cloud geht: Ihr Diensteanbieter greift auf Ihre Daten zu, Ihr Diensteanbieter wird gehackt und Ihre Daten werden gestohlen, Ihr Diensteanbieter geht unter oder Sie verlieren Ihre Daten.

Diese Bedenken sind berechtigt und ein klares Zeichen dafür, dass Sie ein vorsichtiger Geschäftsmann sind. Sie können jedoch gemildert werden.

Ein zuverlässiger Cloud-Dienstleister stellt sicher, dass er mit den sich ständig weiterentwickelnden Industriestandards und -vorschriften auf dem neuesten Stand ist. Suchen Sie mindestens nach einem Cloud-Anbieter, der eine 512-Bit-SSL-Verschlüsselung verwendet, die der im Online-Banking verwendeten Verschlüsselung entspricht. Wenn Sie einen Anbieter danach fragen, der nicht antworten kann, suchen Sie woanders nach. Der Cloud-Anbieter, nach dem Sie suchen, sollte regelmäßige Sicherungen durchführen (zumindest täglich). Das heißt, sollte etwas schief gehen, können sie Ihre Informationen wiederherstellen.

Die Server eines Top-Level-Cloud-Service-Providers werden in hochmodernen Rechenzentren mit Stromredundanz, Hardware-Spiegelung und mehreren Internetverbindungen betrieben.

Und schließlich greifen die besten Cloud-Anbieter niemals ohne Ihre ausdrückliche Erlaubnis auf Ihre Daten zu.

Wenn Sie also einen Dienstanbieter finden, der alle Ihre Sicherheitsbedenken in Bezug auf die Cloud beantwortet, überwiegen die Vorteile bei weitem die Risiken.

Erste Schritte
Die schnelle Bereitstellung eines Projektmanagement-Tools oder einer Software hängt von der Struktur und Größe Ihres Unternehmens ab. Die besten Tools sollten jedoch so einfach zu implementieren sein, dass keine externen Spezialisten hinzugezogen werden müssen. Sie sollten nur Spezialisten benötigen, wenn das System vorhanden ist und Sie es oder seinen Prozess so anpassen oder verfeinern möchten, dass es den Anforderungen Ihres Unternehmens besser entspricht.

Ernten die Früchte
Als Unternehmensleiter oder -eigentümer haben Sie jetzt Zugriff auf Informationen, darunter, wer an was arbeitet, welche Aufgaben erledigt und ausstehend sind, wie viel Zeit für das Projekt aufgewendet wurde und wie hoch Ihr Budgetstatus ist. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Provider zusammen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Daten aus Ihrem Tool erhalten. Damit meine ich, dass die besten Anbieter oder Tools für das Projektmanagement keine statischen Festprodukte sind, sondern Geräte, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können. Wenn der Service oder die Services, die Sie in Betracht ziehen, das nicht bieten können, nicht bieten - oder ehrlich gesagt nicht -, dann sind es nicht die Services für Ihr Unternehmen.