Unternehmen der Bauindustrie können die vielen nutzen Baumanagement-Software Innovationen, die ihnen in der Neuzeit zur Verfügung stehen. Diese Innovationen können genutzt werden, um die Bautätigkeiten genauer, effizienter und kostengünstiger als je zuvor zu gestalten.
Was ist Bauleitungssoftware?
Baumanagement-Software ist ein Projektmanagement-Tool, das speziell für Fachleute in der Baubranche entwickelt wurde. Diese Software wird zur Rationalisierung von Prozessen verwendet, die normalerweise manuell ausgeführt werden, und kann auch zur Unterstützung der Kommunikation und Entscheidungsfindung eingesetzt werden. Jedoch, Baumanagement-Software dient noch einem weiteren Zweck: dem Schutz von Bauunterlagen.
Warum sollten Sie Ihre Dokumente mit einer Bauleitungssoftware verwalten?
Das Behandeln, Organisieren, Speichern und Abrufen physischer Dokumente kann mühsam sein. Dies sind zeitaufwändige Aufgaben, die häufig zu Ineffizienzen und Verzögerungen bei Projekten führen.
Erschwerend kommt hinzu, dass der manuelle Umgang mit diesen Dokumenten zu einer schlechten Projektverfolgung und einer ungenauen Finanzberichterstattung führen kann. Die Fallstricke beim Umgang mit physischen Dokumenten in der Bauindustrie scheinen endlos zu sein.
Um diese Probleme zu bekämpfen, haben viele Bauunternehmen begonnen, ihre Dokumente zu digitalisieren und zu organisieren Software zur Steuerung von Konstruktionsdokumenten.
Dokumente digitalisieren
Konstruktionsdokumente können ähnlich wie andere Dokumente digitalisiert werden: mithilfe eines Scanners. Dokumente in der Bauindustrie wie Baupläne sind jedoch in der Regel viel größer als herkömmliche Dokumente, die in anderen Branchen verwendet werden. Daher müssen Konstruktionsdokumente mit speziellen Großformatscannern gescannt werden.
Diese Scans werden normalerweise als hochauflösende Bilder gespeichert, die die feinen Details in Bauplänen erfassen. Diese hochauflösenden Bilder werden dann in Online-Clouds hochgeladen, wo sie mithilfe der Baumanagementsoftware organisiert, verwaltet und bearbeitet werden können.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Unternehmen Papier und Speicherplatz sparen. Diese digitalen Dokumente lassen sich viel einfacher abrufen, freigeben und bearbeiten als physische Dokumente.
Physische Dokumente sind auch anfällig für Verschleiß und können mit der Zeit verblassen. Dieses Problem kann sich als kostspielig erweisen, wenn das Dokument wichtige Details enthält und keine Sicherungskopien enthält.
Wie Bauleitungssoftware Baudokumente schützen kann
Sobald die Konstruktionsdokumente digitalisiert wurden, können sie auf Online-Cloud-Server hochgeladen werden. Dies erleichtert das Organisieren, Anzeigen und Freigeben dieser Dokumente.
Speicherwolken werden von sicheren Servern betrieben, die den Zugriff auf die in der Cloud gespeicherten Dateien beschränken. Mitarbeiter, die auf diese digitalen Dokumente zugreifen müssen, können sich einfach mit ihren sicheren Anmeldeinformationen über einen Computer oder ein Telefon mit Internetzugang beim Cloud-Server anmelden.
Digitalisierte Konstruktionsdokumente können problemlos zur Baumanagementsoftware hinzugefügt und in ihren Dokumentenverwaltungssystemen gespeichert werden.
Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Dokumente vor Ort mit ihren digitalen Geräten anzeigen, die Zugriff auf die Bauleitungssoftware haben. Mit solchen Vorkehrungen können jährlich Tonnen Papier eingespart und sichergestellt werden, dass Dokumente jederzeit verfügbar sind.
Bauleiter können viel Zeit sparen, indem sie mithilfe der Bauleitungssoftware Dokumente abrufen und anzeigen. Diese Effizienzsteigerungen können Projektverzögerungen reduzieren, die Budgetierung genauer gestalten und die Aktivitätsplanung verbessern.
Darüber hinaus können (und sollten) Sie Ihre Verträge digitalisieren. Mit Bauvertragsverwaltungssoftware Vertragsabwicklung für Sie ist es einfacher, eine vollständige Transparenz über den gesamten Vertragsprozess und -lebenszyklus zu erhalten. Es reduziert auch Fehler erheblich und ermöglicht es Ihnen, Auftragnehmer während ihrer Arbeit zu überwachen. Sie erhalten wertvolle Einblicke in das, was sie tatsächlich tun, wie gut sie es machen und ob es Probleme gibt. Auf diese Weise wird der gesamte Arbeitsumfang zeitnah und ohne größere Probleme auf dem Weg bearbeitet.
Wenn Dokumente organisiert bleiben, können Bauleiter potenzielle Probleme leichter identifizieren und lösen, bevor sie auftreten. Diese Probleme könnten die Sicherheit der Arbeitnehmer gefährden. Daher ist die Digitalisierung von Dokumenten zu einer Notwendigkeit geworden, um ein sichereres Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
Dokumente sichern
Physische Dokumente unterliegen bei jedem Abrufen und Weitergeben einem Verschleiß. Im Laufe der Zeit können einige dieser Dokumente auch verloren gehen oder verlegt werden. Diese Probleme können verhindert werden, indem Dokumente digitalisiert und auf Cloud-Server hochgeladen werden. Durch die Digitalisierung sind diese Dokumente im Wesentlichen unempfindlich gegen physische Abnutzung.
Wenn das Gerät, mit dem Bauleiter diese Dokumente anzeigen, abstürzt oder ausfällt, können die Dokumente weiterhin über die Speicherwolke abgerufen werden. Der Ausfall dieses Geräts hat das Dokument in keiner Weise beeinträchtigt. Daher ist diese Anordnung ideal für die Speicherung wertvoller oder sensibler Dokumente, die sich Bauunternehmen unter keinen Umständen leisten können, zu verlieren.
Dokumentenmanagement-Systeme
Dokumente, die im Dokumentenverwaltungssystem der Bauleitungssoftware gespeichert sind, können so organisiert werden, dass diese Dokumente leicht zu finden und abzurufen sind.
Bauunternehmen bewahren häufig Dokumente aus früheren Projekten zur Verwendung in zukünftigen Projekten auf. Diese Dokumente können mit der Bauleitungssoftware abgerufen und angezeigt werden. Die in diesen Dokumenten enthaltenen Daten können aus dem Originaldokument exportiert und in neue importiert werden.
Diese Informationen können dann zur Planung von Budgets für zukünftige Projekte und zur Rationalisierung der Prozesse in diesen Projekten unter Verwendung der aus früheren Projekten gewonnenen Erkenntnisse verwendet werden. Dadurch können Bauleiter besser planen als je zuvor.
Manager müssen sich nicht mehr um die Suche nach alten Dokumenten kümmern, indem sie Stapel von Ordnern durchsuchen, um eine einzelne Information zu finden. Wenn Dokumente in das Dokumentenverwaltungssystem hochgeladen werden, können sie alphabetisch, datenweise sortiert oder in verschiedenen Ordnern organisiert werden, die leicht zu navigieren sind.
Dokumente, die in die Bauleitungssoftware hochgeladen wurden, können auch elektronisch mit anderen Menschen auf der ganzen Welt geteilt werden. Dies spart Kosten, Papier und Zeit, die für das Versenden physischer Dokumente an Mitarbeiter oder Kunden in anderen Ländern aufgewendet würden.
Zuverlässige Systeme
Baumanagement-Software ist bekannt für ihre Zuverlässigkeit. Die meisten Unternehmen, die Baumanagementsoftware anbieten, bieten auch Support-Services für Kunden an, bei denen Probleme mit der Software auftreten.
Wenn die Software am Ende des Kunden abstürzt oder ausfällt, können die Softwarehersteller möglicherweise alle in der Software gespeicherten Daten abrufen und für ihre Kunden freigeben. Datenverluste können für die meisten Unternehmen verheerend sein, sind jedoch besonders kostspielig und gefährlich für Unternehmen in der Bauindustrie, die sich auf diese Daten verlassen, um zeitkritische Projekte abzuschließen.
Wenn Sie ein Unternehmen in der Bauindustrie führen, sollten Sie Ihre Dokumente digitalisieren und mithilfe einer Baumanagementsoftware organisieren. Diese Lösungen werden schnell zu einer Notwendigkeit für alle Unternehmen der Bauindustrie, die wettbewerbsfähig bleiben möchten.
